« 150 SMS par mois » : quand un logiciel de cabinet l’annonce, deux réactions reviennent. La première : « C’est cadeau, où est le piège ? » La seconde : « Et au-delà, chaque message me sera facturé au prix fort ? » Avant de comparer les forfaits, posons la bonne question : combien de SMS un praticien libéral envoie-t-il réellement en un mois ? Une fois le calcul posé noir sur blanc, la réponse est souvent plus basse qu’on ne l’imagine. Cet article y répond en cinq temps : les deux seuls usages du SMS au cabinet, les réglages d’un rappel automatique, la relance de facture, le calcul à partir d’une semaine type, et ce qui se passe en cas de dépassement.
1. Deux usages, pas un
Dans un cabinet, le SMS sert à deux choses, et deux seulement. D’abord, rappeler un rendez-vous : le message qui part la veille, ou quelques jours avant, pour éviter le rendez-vous oublié. Ensuite, relancer une facture : le mot poli qui rappelle qu’un règlement se fait attendre.
Ce n’est ni de la newsletter, ni de la campagne marketing, ni du démarchage. Chaque SMS s’adresse à un patient identifié, à un moment choisi, pour une raison claire. C’est ce qui rend la question du volume lisible : on ne se demande pas combien on peut en envoyer, mais combien on a besoin d’en envoyer.
2. Un rappel automatique, ça se règle finement
Un rappel automatique n’est pas un message envoyé au hasard. Il repose sur deux réglages : un délai — la veille, deux, trois ou sept jours avant — et une heure d’envoi, entre 6 h et 22 h, pour ne réveiller personne. Le texte du message, lui, est commun à tous les rappels : ce sont le délai et l’heure qui s’ajustent, pas la formulation — seuls la date du rendez-vous et vos coordonnées s’y insèrent automatiquement.
Et ils s’ajustent finement. Le rappel se règle par prestation : celui d’une séance de suivi hebdomadaire part la veille, celui d’un premier rendez-vous trois jours avant. Pour un cas particulier, le rappel s’active ou se désactive pour ce rendez-vous précis. Côté quota, le calcul reste simple : un rappel envoyé, un SMS décompté.
3. La relance de facture, le SMS qui travaille pour vous
Relancer un impayé est le geste que tout le monde repousse : on ne sait pas quoi écrire, on craint le malaise, alors la facture attend. Depuis la facture impayée, il n’y a qu’un choix à faire : un e-mail avec le PDF joint, ou un SMS court. Le message est déjà rédigé, il ne reste qu’à l’envoyer. Chaque relance reste tracée dans l’historique de la facture : vous savez qui a été relancé, quand, et par quel moyen.
Un détail qui compte : si le destinataire n’a pas de numéro de mobile valide, le SMS n’est pas envoyé. Aucun message ne part dans le vide, aucun SMS n’est décompté pour rien.
Un rappel qui part au bon moment coûte un SMS. Un créneau vide coûte la séance entière. La vraie question n’est donc pas le prix du message — c’est de savoir combien sont vraiment utiles dans un mois.
4. Alors, 150, ça couvre quoi ?
Faisons le calcul pour un cabinet de suivi régulier, le profil qui consomme le plus de rappels. Cinq séances par jour, cinq jours par semaine : environ cent rendez-vous dans le mois. Si chaque séance déclenche un rappel, cela fait une centaine de SMS, plus quelques relances de facture. Le compte y est, avec de la marge.
À l’inverse, dans un cabinet où les séances s’espacent — un rendez-vous toutes les deux ou trois semaines par patient — le volume tombe bien plus bas : quelques dizaines de rappels dans le mois, relances de facture comprises. Le quota n’est alors même plus un sujet.
Et encore : tous les rendez-vous n’ont pas de rappel activé, tous les patients n’ont pas de mobile, et certains créneaux se prennent la veille pour le lendemain — trop tard pour un rappel. Les 150 inclus couvrent donc une activité normale, sans avoir à compter chaque message.
Deux nuances, pour que le chiffre ne mente pas. D’abord, le quota est mensuel et ne se reporte pas : un mois d’août calme ne finance pas la rentrée de septembre. Ensuite, tout ne passe pas par le SMS : une relance de facture envoyée par e-mail n’entame pas vos 150 messages.
5. Et quand on dépasse ?
Cela arrive : un cabinet très chargé, une vague de relances, une rentrée qui s’emballe. Autant le savoir à l’avance. Rien de punitif : chaque SMS au-delà du quota est facturé à l’unité, pour quelques centimes. Les compteurs restent visibles en continu, et vous recevez une notification à 80 % puis à 100 % du quota : pas de découverte au moment de la facture.
Un garde-fou complète le dispositif : un plafond mensuel de 500 messages. Une fois atteint, les envois sont refusés — une protection contre les erreurs de manipulation, pas une limite commerciale. Et comme chaque envoi est consigné, si un patient affirme n’avoir rien reçu, vous savez exactement ce qui est parti.
L’essentiel
150 SMS par mois suffisent à la grande majorité des cabinets libéraux — non parce que c’est « beaucoup », mais parce qu’un rappel bien réglé consomme peu et évite le reste : les « je dois penser à rappeler Mme X », les créneaux qui se vident, les factures qu’on n’ose pas relancer. Ce qui compte, ce n’est pas le nombre de messages inclus : c’est la lisibilité. Savoir ce qui part, quand ça part, et combien ça consomme.
C’est l’idée derrière Axoli pour les ergothérapeutes — et pour tous les libéraux qui suivent leurs patients dans la durée : agenda, dossiers, facturation et rappels réunis dans un seul outil clair, avec 150 SMS inclus chaque mois et des compteurs qui ne cachent rien.