Conditions générales d'utilisation et de vente

1. Objet

Axoli est un logiciel en ligne de gestion de cabinet destiné aux praticiens indépendants, notamment ergothérapeutes, psychomotriciens, psychologues et sexologues. Il regroupe la prise de rendez-vous, la gestion des dossiers patients, la facturation et le suivi d'activité.

Les présentes CGUV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l'Utilisateur accède au service, l'utilise et souscrit à l'abonnement. Elles s'appliquent à l'exclusion de tout autre document.

2. Public concerné

Le service est exclusivement réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. L'Utilisateur reconnaît souscrire en qualité de professionnel et non de consommateur. En conséquence, les dispositions du Code de la consommation relatives au droit de rétractation des consommateurs ne s'appliquent pas.

L'Utilisateur déclare disposer de la qualification et des autorisations nécessaires à l'exercice de sa profession, et être seul responsable du respect des règles déontologiques qui lui sont applicables.

3. Création de compte

L'accès au service nécessite la création d'un compte. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les maintenir à jour.

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute activité réalisée depuis son compte. Toute utilisation non autorisée doit être signalée sans délai.

4. Essai gratuit et souscription

Tout nouvel Utilisateur bénéficie d'un essai gratuit de 60 jours, qui commence à la fin de la configuration initiale de son compte. Aucune carte bancaire n'est demandée à l'inscription.

À l'issue de la période gratuite, l'accès au service payant nécessite une souscription active de la part de l'Utilisateur. Aucun prélèvement n'est effectué automatiquement : à défaut de souscription, le compte n'est pas débité et l'accès au service est suspendu, dans les conditions de la section 9.

Tarif fondateur : les 100 premiers Utilisateurs inscrits bénéficient du tarif de 29 € par mois et par praticien, maintenu tant que leur abonnement reste actif.

Les Utilisateurs inscrits pendant la période gratuite de lancement, jusqu'en septembre 2026, bénéficient lors de leur souscription du tarif de 29 € par mois et par praticien, maintenu tant que leur abonnement reste actif.

5. Tarifs et paiement

L'abonnement est facturé par praticien, selon le tarif en vigueur affiché sur le site au moment de la souscription. Le tarif fondateur est de 29 € par mois et par praticien ; le tarif public est de 35 € par mois et par praticien.

Les prix sont indiqués nets : TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.

Le paiement s'effectue par voie électronique via notre prestataire de paiement Stripe. L'abonnement est payable d'avance, mensuellement ou annuellement selon la formule choisie.

Tout changement de tarif applicable à un abonnement en cours sera notifié à l'Utilisateur avec un préavis raisonnable. L'Utilisateur reste libre de résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif.

6. SMS

L'abonnement inclut un forfait de 150 crédits SMS par mois civil, utilisés pour les rappels de rendez-vous et les relances de factures envoyés aux patients ou à leurs proches. Un crédit correspond à une tranche de 160 caractères : un SMS plus long consomme plusieurs crédits. Les crédits non utilisés ne sont pas reportés sur le mois suivant.

Au-delà du forfait, chaque crédit consommé est facturé 0,058 €. Ce montant est ajouté à la facturation de l'abonnement, uniquement pour les mois où le forfait a été dépassé.

L'envoi est plafonné à 500 crédits par mois civil : une fois ce plafond atteint, aucun SMS n'est envoyé jusqu'au mois suivant. L'Utilisateur suit sa consommation dans ses réglages et est prévenu à l'approche puis au dépassement du forfait.

7. Défaut de paiement

En cas d'échec d'un prélèvement, l'Utilisateur en est informé par email et une nouvelle tentative est effectuée. L'accès au service reste ouvert pendant un délai de grâce, durant lequel l'Utilisateur est invité à mettre à jour son moyen de paiement. À défaut de régularisation, l'accès au service est suspendu, sans suppression des données.

Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, toute somme non payée à l'échéance entraîne de plein droit des pénalités de retard égales à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

8. Durée et résiliation

L'abonnement est conclu sans engagement au-delà de la période payée. Il se renouvelle automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle) tant que l'Utilisateur ne l'a pas résilié.

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace ou en contactant le support. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours déjà payée, sans remboursement au prorata de la période entamée.

Axoli peut suspendre ou résilier un compte en cas de manquement grave aux présentes CGUV, notamment en cas d'usage frauduleux ou illicite du service, après notification restée sans effet sauf urgence.

9. Fin de l'accès et sort des données

À la fin de l'essai sans souscription, comme à la fin d'un abonnement, l'accès au service est suspendu mais les données sont conservées : l'Utilisateur les retrouve telles quelles s'il souscrit à nouveau.

Sur simple demande adressée à anthony@axoli.fr, Axoli restitue à l'Utilisateur, dans un délai de 30 jours, l'ensemble des données de son compte dans un format de fichier courant et lisible.

Les données d'un compte resté sans accès actif pendant 12 mois sont supprimées définitivement. L'Utilisateur en est prévenu par email au moins 30 jours avant la suppression, et peut demander la restitution de ses données dans l'intervalle.

L'Utilisateur peut également supprimer son compte et l'ensemble de ses données à tout moment depuis ses réglages. Cette suppression est irréversible.

Avant toute suppression, il appartient à l'Utilisateur de récupérer les données et documents qu'il est tenu de conserver au titre de ses obligations légales et professionnelles.

10. Données patients et rôles respectifs

Pour les données de santé et données patients saisies dans l'application, l'Utilisateur est responsable de traitement au sens du RGPD, et Axoli agit en qualité de sous-traitant, sur la seule instruction de l'Utilisateur, dans les conditions fixées par l'annexe des présentes CGUV.

L'Utilisateur est seul responsable de la licéité, de l'exactitude et de la pertinence des données qu'il saisit, ainsi que de l'information de ses propres patients et du recueil des consentements éventuellement requis, notamment pour l'envoi de rappels par email ou par SMS.

Les données de santé sont hébergées en France chez Scaleway. L'Utilisateur peut exporter ses factures et son livre de recettes, et télécharger les documents de ses dossiers patients.

11. Page publique

Lorsque cette fonctionnalité est ouverte sur son compte, l'Utilisateur peut publier une page publique à son nom sur axoli.fr. Il en choisit le contenu (présentation, photo, ville, spécialités, horaires) et en est seul responsable. Il garantit détenir les droits sur les textes et images qu'il publie, et autorise Axoli à les afficher sur axoli.fr pendant toute la durée de la publication.

L'Utilisateur peut retirer sa page à tout moment. Axoli peut retirer une page dont le contenu est manifestement illicite ou contraire aux présentes CGUV.

12. Disponibilité du service

Axoli s'efforce d'assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du service dans le cadre d'une obligation de moyens. Le service est fourni « en l'état » et peut faire l'objet d'interruptions, notamment pour maintenance, mises à jour ou en cas d'événement indépendant de notre volonté.

Axoli s'efforce de limiter ces interruptions et d'en informer les Utilisateurs lorsque cela est possible.

13. Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser le service conformément à sa destination et à la réglementation applicable.
• Ne pas porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du service.
• Ne pas détourner le service à des fins illicites ou contraires aux droits de tiers.
• Respecter les obligations qui lui incombent en sa qualité de professionnel et de responsable de traitement de ses données patients.

14. Propriété intellectuelle

Le service, son code, sa marque, son interface et l'ensemble de ses contenus sont la propriété exclusive de Axoli et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. L'abonnement confère à l'Utilisateur un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement.

Les données saisies par l'Utilisateur demeurent sa propriété. Axoli ne dispose d'aucun droit sur ces données au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service.

15. Responsabilité

Axoli ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, ni de la perte de données résultant d'un usage non conforme du service par l'Utilisateur. Il appartient à l'Utilisateur de conserver, lorsque ses obligations l'exigent, une copie des factures, registres et documents qu'il est tenu d'archiver, au moyen des exports et téléchargements disponibles.

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de Axoli, si elle était engagée, serait limitée au montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au cours des douze derniers mois.

Axoli n'est pas responsable du contenu saisi par l'Utilisateur, ni du respect par celui-ci de ses obligations professionnelles et déontologiques.

16. Modification des CGUV

Axoli peut modifier les présentes CGUV pour les adapter à l'évolution du service ou de la réglementation. Les Utilisateurs sont informés des modifications substantielles avec un préavis raisonnable ; l'Utilisateur qui les refuse peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGUV vaut acceptation de celles-ci.

17. Droit applicable et litiges

Les présentes CGUV sont régies par le droit français. En cas de litige, et à défaut de résolution amiable, compétence est attribuée aux tribunaux compétents du ressort de Bordeaux, sous réserve des règles impératives applicables.

Annexe — Sous-traitance des données personnelles (article 28 du RGPD)

La présente annexe fait partie intégrante des CGUV. Elle constitue le contrat de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD entre l'Utilisateur, responsable de traitement, et Axoli, sous-traitant, pour les données personnelles que l'Utilisateur saisit ou reçoit dans l'application.

• Objet et durée : Axoli héberge et traite les données nécessaires au fonctionnement du service (agenda, dossiers patients, documents, facturation, envoi d'emails et de SMS, réservation en ligne), pendant toute la durée du contrat, puis jusqu'à leur restitution ou leur suppression dans les conditions de la section 9.
• Personnes concernées : les patients de l'Utilisateur, leurs proches et représentants légaux, les contacts de leur entourage personnel et professionnel, et les personnes qui demandent un rendez-vous en ligne.
• Données traitées : identité, coordonnées, date de naissance, rendez-vous, notes et suivis de séance, objectifs, documents, données de facturation et de règlement. Ces données incluent des données de santé.
• Instructions : Axoli ne traite les données que sur instruction documentée de l'Utilisateur, constituée par les présentes CGUV et par l'usage qu'il fait des fonctionnalités du service. Axoli informe l'Utilisateur si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
• Confidentialité : les personnes autorisées à accéder aux données sont soumises à une obligation de confidentialité.
• Sécurité : Axoli met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au sens de l'article 32 du RGPD, notamment l'hébergement en France, le chiffrement des échanges, le contrôle des accès et des sauvegardes régulières.
• Sous-traitants ultérieurs : l'Utilisateur autorise Axoli à recourir aux prestataires suivants : Scaleway SAS (France), pour l'hébergement des données et l'envoi des emails ; OVH SAS (France), pour l'envoi des SMS ; Google Ireland Ltd, uniquement si l'Utilisateur active la synchronisation avec Google Agenda. Axoli leur impose des obligations de protection des données équivalentes et informe l'Utilisateur de tout ajout ou remplacement de prestataire avec un préavis raisonnable ; l'Utilisateur qui s'y oppose peut résilier son abonnement.
• Droits des personnes : Axoli aide l'Utilisateur, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice de droits de ses patients, et lui transmet sans délai toute demande qu'il recevrait directement.
• Violation de données : Axoli notifie à l'Utilisateur toute violation de données personnelles sans délai injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose.
• Assistance : Axoli aide l'Utilisateur, dans la mesure des informations dont il dispose, à satisfaire à ses obligations de sécurité, de notification des violations et, le cas échéant, d'analyse d'impact.
• Fin du contrat : au terme du contrat, les données sont restituées ou supprimées dans les conditions de la section 9, sauf obligation légale de conservation.
• Audit : Axoli met à la disposition de l'Utilisateur les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe, et permet la réalisation d'audits, sur demande écrite et avec un préavis raisonnable.