Vous venez de créer votre compte Axoli, ou vous hésitez encore et voulez savoir à quoi ressemble la prise en main ? Voici le parcours tel qu’il se déroule dans l’application : un court questionnaire d’accueil, puis une page Démarrage qui liste sept étapes pour configurer votre cabinet. Rien n’est à faire d’une traite : chaque étape se coche toute seule quand elle est faite, et celles qui ne vous concernent pas peuvent être passées.
Avant de commencer : ce qu’il faut avoir sous la main
Configurer un logiciel de cabinet libéral va plus vite quand les informations sont prêtes. Rassemblez :
- votre numéro SIRET et l’adresse de votre cabinet ;
- votre IBAN, pour qu’il figure sur vos factures ;
- votre numéro RPPS si vous en avez un (il sert aux attestations) ;
- votre logo, si vous en utilisez un ;
- la liste de vos tarifs : bilan, séance de suivi, séance à domicile… ;
- la liste de vos patients si vous l’avez déjà dans un tableur ou un autre logiciel, exportée en Excel ou en CSV.
Étape 1 : le questionnaire d’accueil
À la première connexion, Axoli vous pose cinq questions, une par écran :
- Votre prénom et votre nom (la date de naissance est facultative).
- Votre métier, choisi parmi des tuiles : ergothérapeute, psychomotricien, psychologue… Si le vôtre n’y figure pas, sexologue par exemple, choisissez « Autre » et précisez-le. Il apparaîtra sur vos factures et vos documents.
- Comment vous avez connu Axoli.
- Votre mode de facturation (voir ci-dessous).
- Une photo de profil, facultative.
Ce questionnaire ne se ferme pas avant la fin, mais chaque réponse est enregistrée au fur et à mesure : si vous le quittez, vous le reprenez là où vous vous étiez arrêté. Votre essai gratuit commence à la fin du questionnaire, sans carte bancaire.
Facturer par mois ou à la séance ?
C’est le seul choix qui engage un peu la suite :
- Par mois (présélectionné) : une facture par patient et par mois, qui regroupe toutes ses séances. Moins de factures à gérer, adapté aux suivis réguliers.
- À la séance : une facture par séance, émise dès qu’elle est réalisée. Adapté si vos patients règlent à chaque rendez-vous.
Vous pouvez changer d’avis plus tard dans Paramètres → Facturation → Général. Un assistant vous demande à partir de quelle date appliquer le changement : seules les factures encore en brouillon à partir de cette date sont regroupées ou séparées, jamais une facture déjà émise.
Étape 2 : la page Démarrage
Après le questionnaire, vous arrivez sur la page Démarrage. Elle affiche votre avancement (sur 7) et les étapes restantes, regroupées par thème :
| Étape | Où elle mène |
|---|---|
| Complétez vos informations de facturation | Paramètres → Facturation → Informations légales |
| Ajoutez votre logo et vos couleurs | Paramètres → Facturation → Apparence |
| Créez votre première fiche patient | Patients |
| Configurez vos prestations | Facturation → Prestations |
| Planifiez un premier rendez-vous | Agenda |
| Synchronisez votre agenda Google | Paramètres → Connexions → Extensions |
| Créez votre signature email | Paramètres → Communications → Signature email |
Il n’y a rien à cocher à la main : une étape se valide dès que la donnée existe (un premier patient créé, un SIRET renseigné…). Une étape qui ne vous concerne pas se passe d’un clic, et se reprend quand vous voulez. Tant que le parcours n’est pas terminé, il vous suit dans un petit widget en bas à droite de l’écran, sur ordinateur.
Sur la même page, la carte « Faire le tour » propose une visite guidée de l’interface (sur ordinateur).
Les sections suivantes reprennent ces étapes dans l’ordre qui permet d’émettre une première facture.
Configurer votre cabinet : informations légales et apparence
Ouvrez Paramètres (en bas de la barre latérale), puis Facturation → Informations légales. Vous y renseignez votre régime fiscal, votre SIRET (obligatoire), votre numéro RPPS (facultatif, imprimé sur les attestations), votre code APE, l’adresse du cabinet, vos coordonnées bancaires et vos mentions légales.
Tant que l’adresse et le SIRET manquent, un avertissement s’affiche à côté d’« Informations légales », et vos factures ne peuvent pas être émises. C’est donc la première étape à faire.
Dans Facturation → Apparence, ajoutez votre logo et votre couleur : ils habillent vos factures et les emails envoyés à vos patients.
Ce que doivent comporter vos notes d’honoraires
Quelques rappels, valables quel que soit votre logiciel :
- Une note doit être remise au patient pour toute prestation d’au moins 25 € TTC, avant le paiement ; en dessous, elle est due s’il la demande (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983).
- La facture porte une date, un numéro unique suivi sans rupture, votre identification et, si vous exercez en entreprise individuelle, votre nom précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » (service-public.gouv.fr). Le champ « mentions légales » des Paramètres vous permet d’ajouter ce qui vous concerne.
- Les soins dispensés par les professions paramédicales réglementées, comme les ergothérapeutes et les psychomotriciens, ainsi que par les psychologues autorisés à faire usage du titre, sont exonérés de TVA (article 261 4 1° du CGI, BOFiP). Si votre situation est différente, vérifiez-la avec votre comptable.
Dans Axoli, le numéro d’une facture n’est attribué qu’au moment où vous l’émettez : un brouillon supprimé ne laisse aucun trou dans la numérotation.
Créer vos prestations
Une prestation, c’est un acte que vous facturez : « Bilan psychomoteur », « Séance de rééducation », « Consultation de sexologie », « Visite à domicile »… Elle se crée dans Facturation → Prestations, avec le bouton « Ajouter une prestation » :
- l’essentiel : nom, couleur dans l’agenda, lieu (au cabinet, en déplacement ou en téléconsultation), durée et prix. La couleur, le lieu « Au cabinet » et une durée de 30 minutes sont pré-remplis ;
- les détails, tous facultatifs : une description, un libellé public (le nom neutre affiché hors de l’application, par exemple dans Google Agenda) et les rappels de rendez-vous.
Les rappels sont activés par défaut sur chaque nouvelle prestation, la veille à 18 h : vous pouvez changer le délai (jusqu’à sept jours avant) et l’heure d’envoi.
La prestation donne sa durée, sa couleur et son prix à chaque rendez-vous. Créez-en au moins une avant de planifier votre première séance.
Ajouter vos patients : un par un ou par import Excel
Dans Patients, le bouton « Ajouter un patient » propose deux chemins.
Créer un dossier. Un assistant en cinq étapes : identité, coordonnées, entourage, situation, puis facturation et rappels. Seul le prénom est obligatoire, et le dossier existe dès la première étape : vous complétez le reste plus tard, à votre rythme.
Importer un fichier. Si vous avez déjà la liste de vos patients dans un tableur ou un ancien logiciel, exportez-la en CSV ou Excel (XLSX, XLS, 5 Mo au plus). Axoli propose un modèle à télécharger, vous fait associer vos colonnes aux siennes, puis affiche un aperçu avant l’import. Jusqu’à 500 patients par import ; les dossiers importés arrivent au statut « Brouillon », prêts à être complétés. Si vous préférez préparer ce fichier avec quelqu’un, Anthony, qui construit Axoli, vous accompagne gratuitement : il suffit de lui écrire à anthony@axoli.fr.
Qui reçoit les rappels ?
Sur chaque dossier, la carte « Rappels de rendez-vous » (onglet Informations) indique qui reçoit les rappels et par quel canal, SMS ou email. À la création, les cases sont cochées selon les coordonnées disponibles : le patient majeur lui-même, ou le parent d’un enfant mineur. Le SMS ne part qu’à une seule personne par dossier ; l’email, à autant de personnes que vous voulez.
Planifier votre premier rendez-vous
Dans l’Agenda, sélectionnez un créneau (ou utilisez « Ajouter un rendez-vous »), puis choisissez Consultation, la prestation et le patient. L’heure de fin se calcule d’après la durée de la prestation.
Ce rendez-vous déclenche plusieurs choses sans autre action de votre part :
- une facture brouillon est préparée (à la séance), ou la séance est ajoutée à la facture du mois du patient (par mois) ;
- le rappel est programmé : la fiche du rendez-vous indique quand il partira, à qui et par quel canal ;
- un suivi de séance s’ouvre, pour préparer la séance avant et noter ce qui s’est passé après.
Pour un patient suivi chaque semaine, choisissez Récurrent au lieu d’Unique : chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, jusqu’à la fin de l’année scolaire, dans un an ou à la date de votre choix, en excluant si besoin les vacances scolaires. Un aperçu annonce le nombre de rendez-vous créés avant de valider. Le détail est sur la page l’agenda d’Axoli.
Relier Google Agenda (facultatif)
Si vous utilisez Google Agenda, connectez-le dans Paramètres → Connexions → Extensions → Google Calendar. Par défaut, la synchronisation se fait dans les deux sens : vos rendez-vous Axoli partent dans un calendrier dédié nommé « Axoli », et vos événements Google à venir s’affichent dans l’agenda Axoli, en lecture seule, pour éviter de poser une séance par-dessus.
Côté Google, les rendez-vous sont anonymisés : ils portent un libellé neutre (« Rendez-vous » par défaut), jamais le nom du patient. Afficher ses initiales est une option, désactivée par défaut. Pour envoyer vers Google les rendez-vous déjà posés, utilisez le bouton « Synchroniser ».
Les premiers jours : valider, émettre, suivre
Une fois le cabinet configuré, le quotidien tient en quelques gestes :
- Valider les séances passées. Une consultation passée encore « Planifié » est signalée « À traiter » : marquez-la Effectué ou Annulé. Un patient qui ne vient pas se déclare comme une annulation avec le motif « Pas présenté », avec une pénalité si vous en avez défini une.
- Émettre vos factures. Les brouillons se préparent au fil de l’agenda ; vous les émettez une par une ou plusieurs à la fois, puis les envoyez par email. Voir la facturation dans Axoli.
- Suivre vos SMS. L’abonnement inclut 150 crédits SMS par mois ; votre consommation se consulte dans Paramètres → Communications → SMS.
Pour aller plus loin sur les absences, lisez comment réduire les rendez-vous non honorés.
Si vous bloquez en chemin
Le menu Aide & support, en bas de la barre latérale, rassemble la visite guidée, la bibliothèque « Découvrir Axoli » (cinq écrans animés sur l’accueil, les patients, l’agenda, la facturation et les statistiques) et le chat du support. Et pour être accompagné dès le départ, écrivez à anthony@axoli.fr.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour configurer Axoli ?
Le questionnaire d’accueil tient en cinq écrans courts. Pour émettre une première facture, il faut ensuite vos informations légales (adresse et SIRET), une prestation, un patient et un rendez-vous. Le reste (logo, Google Agenda, signature email) peut attendre : chaque étape de la page Démarrage se passe et se reprend quand vous voulez.
Puis-je récupérer les patients de mon ancien logiciel ?
Oui, par import. Exportez votre patientèle en CSV ou Excel depuis votre ancien outil, puis importez-la dans Patients → Ajouter un patient → Importer un fichier, jusqu’à 500 dossiers à la fois. Vous pouvez préparer ce fichier seul, avec le modèle fourni, ou avec l’aide d’Anthony.
Mon métier n’apparaît pas dans la liste, que faire ?
Choisissez « Autre » et précisez votre profession : c’est elle qui apparaîtra sur vos factures et vos documents. C’est le cas des sexologues, par exemple. Voir aussi Axoli pour les sexologues.
Faut-il une carte bancaire pour l’essai gratuit ?
Non. L’essai commence à la fin du questionnaire d’accueil et ne demande aucune carte. Vous choisissez ensuite une formule, mensuelle ou annuelle, sans engagement.
Puis-je changer de mode de facturation après coup ?
Oui, dans Paramètres → Facturation → Général. Un assistant applique le changement à partir de la date que vous choisissez, sur les brouillons uniquement : vos factures déjà émises ne changent pas.