Un logiciel de facturation pour psychologue ne sert pas qu’à produire de jolis PDF. Il doit appliquer des règles précises : les mentions obligatoires de la note d’honoraires, l’exonération de TVA, une numérotation sans trou, le livre des recettes. Et depuis que le dispositif Mon soutien psy s’est étendu, une partie de vos séances peut suivre un autre circuit, avec l’Assurance maladie.
Voici ces règles, vérifiées sur les sources officielles, puis les critères pour choisir un outil qui les applique à votre place.
Facture ou note d’honoraires : quelle différence ?
Aucune sur le plan juridique. « Note d’honoraires » est le terme d’usage chez les professions libérales ; le document obéit aux mêmes règles qu’une facture.
Vous devez en remettre une à votre patient dès que la séance coûte 25 € TTC ou plus, avant le paiement (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983). En dessous, elle reste due si le patient la demande. En pratique, chaque séance donne donc lieu à une note d’honoraires : c’est aussi le document que votre patient transmet à sa complémentaire santé.
Les mentions obligatoires sur une facture de psychologue
Une facture de psychologue libéral doit porter, d’après service-public.fr :
- la date d’émission et un numéro unique, pris dans une séquence chronologique et continue ;
- votre identité : nom, adresse du cabinet, numéro SIREN ou SIRET, précédé ou suivi de la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » si vous exercez en entreprise individuelle ;
- l’identité du patient, ou de la personne à qui la facture est adressée (un parent pour un enfant) ;
- la date de la séance et la désignation de la prestation (« Séance de psychothérapie », « Entretien », « Bilan »…) ;
- le montant, et le total à payer ;
- la mention d’exonération de TVA (voir plus bas) ;
- la date d’échéance du paiement.
Deux mentions ne sont pas exigées par la loi mais facilitent le remboursement : votre numéro RPPS, qui a remplacé le numéro ADELI pour les psychologues depuis juin 2024 et que les complémentaires santé demandent souvent, et l’indication que la séance a été réglée, avec le mode de paiement.
Patient ou institution : les pénalités de retard ne sont pas les mêmes
Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont des mentions exigées dans les factures entre professionnels. L’indemnité de 40 € ne s’applique pas à un particulier (service-public.fr). Elles vous concernent donc surtout si vous facturez une institution, une entreprise ou une association (supervision d’équipe, intervention en établissement). Pour ces factures entre professionnels, de nouvelles mentions s’ajoutent aussi depuis le 1er septembre 2026 (SIREN du client, nature de l’opération) : le détail est dans l’article sur la facturation électronique en 2026.
TVA : l’exonération de l’article 261-4-1° du CGI
Les soins dispensés par les praticiens autorisés à faire usage du titre de psychologue sont exonérés de TVA, en application de l’article 261, 4, 1° du Code général des impôts (BOFiP). Votre facture porte alors la mention :
TVA non applicable, article 261-4-1° du CGI
Deux précisions. L’exonération tient au titre et à la nature de l’acte : elle vise les soins à finalité thérapeutique. Une formation, une expertise ou une supervision peut relever d’autres règles, à voir avec votre comptable. Et la mention « art. 293 B du CGI » correspond à un autre mécanisme, la franchise en base : ce n’est pas celle qui s’applique à vos séances.
Mon soutien psy : ce qui change pour votre facturation
Si vous êtes conventionné avec l’Assurance maladie dans le cadre de Mon soutien psy, une partie de vos séances ne suit plus le circuit « facture remise au patient, remboursement par la mutuelle ». D’après ameli.fr :
- la séance est à 50 €, sans dépassement d’honoraires possible ;
- l’Assurance maladie en rembourse 60 %, soit 30 €, la complémentaire santé pouvant prendre en charge le reste ;
- jusqu’à 12 séances par année civile (un entretien d’évaluation et jusqu’à 11 séances de suivi), sans plafond depuis le 12 juin 2026 pour les mineurs en affection de longue durée (hors ALD 23) dans le cadre d’un protocole de soins.
Côté facturation, vous remplissez une feuille de soins papier, fournie par votre caisse, après chaque séance ou en fin de série (ameli.fr, espace psychologue). La facturation électronique SESAM-Vitale est prévue par la convention depuis le 20 juin 2026, mais mi-septembre 2026 aucune date de mise en service n’était publiée (Caducée).
Le tiers payant est obligatoire dans certains cas : bénéficiaires de la Complémentaire santé solidaire ou de l’AME, soins liés à une ALD, maternité à partir du 6e mois, accident du travail ou maladie professionnelle. La loi de financement de la sécurité sociale pour 2026 prévoit de le généraliser à la part Assurance maladie à partir du 1er octobre 2026, avec des modalités renvoyées à un décret. Suivez les informations de votre caisse sur ce point.
Pour vos autres patients, rien ne change : honoraires libres, note d’honoraires remise au patient, remboursement éventuel par sa mutuelle selon son contrat.
Livre des recettes : micro-BNC ou déclaration contrôlée
Vos honoraires relèvent des bénéfices non commerciaux (BNC). Deux régimes :
- Micro-BNC, tant que vos recettes ne dépassent pas 83 600 € par an, seuil en vigueur de 2026 à 2028 (service-public.fr). Vous tenez un livre des recettes : un registre chronologique de ce que vous encaissez, avec la date, le montant, le mode de règlement et l’identité du patient.
- Déclaration contrôlée, sur option ou au-delà du seuil : vous tenez un livre-journal des recettes et des dépenses, et vous déposez une déclaration 2035, souvent avec un comptable ou une association de gestion agréée.
Pour un praticien tenu au secret professionnel, le patient peut être désigné par une référence dans ce registre, l’identité restant communiquée à l’administration sur demande (BOFiP, BOI-BNC-DECLA-10-20).
Combien de temps conserver vos factures ?
Au moins six ans : c’est le délai pendant lequel l’administration fiscale peut contrôler vos recettes. Service-public.fr indique dix ans pour les pièces comptables, un délai qui vise d’abord les commerçants ; beaucoup de praticiens le retiennent par prudence.
Ce qu’un logiciel de facturation pour psychologue doit faire
À la main, ces règles se traduisent en petites tâches : reporter chaque séance, numéroter, penser aux mentions, noter qui a payé, relancer, tenir le registre, faire les comptes en fin d’année. Un bon outil les prend en charge :
- créer la facture depuis le rendez-vous, sans ressaisie ;
- facturer à la séance ou au mois, selon le rythme du suivi ;
- numéroter à l’émission, dans une séquence continue ;
- imprimer les mentions : SIRET, RPPS, mention de TVA, conditions de paiement ;
- suivre les paiements, y compris partiels, et relancer sans rédiger chaque message ;
- produire le livre des recettes et un export pour votre déclaration ou votre comptable.
Comment Axoli traite la facturation du psychologue
Axoli est un logiciel de gestion de cabinet pour psychologues, ergothérapeutes, psychomotriciens et sexologues libéraux. La facturation y suit l’agenda (sources : documentation produit Axoli, pages Factures, Règlements, Livre de recettes et Attestations).
- Une facture préparée par l’agenda. Chaque rendez-vous de consultation alimente un brouillon dès sa création. En mode mensuel (par défaut), toutes les séances du mois d’un patient sont regroupées sur une facture, une ligne par séance ; en mode à l’unité, une facture par séance.
- Une numérotation continue. Le numéro (par exemple
FAC-2026-0001) n’est attribué qu’à l’émission : un brouillon supprimé ne crée pas de trou. Si vous venez d’un autre outil, vous reprenez votre dernier numéro. - Les mentions sur le PDF. SIRET, adresse, code APE, RPPS, « TVA non applicable, article 261 4-1 du CGI », conditions de paiement et vos mentions personnalisées sont saisis une fois dans les réglages. Une facture adressée à un parent indique le nom de l’enfant bénéficiaire.
- Les paiements et les relances. Paiements partiels, acomptes, modes de règlement : chaque facture affiche son statut. Une facture impayée se relance par email, avec le PDF joint, ou par SMS, à partir d’un modèle que vous modifiez.
- Le récapitulatif pour la mutuelle. Sur la période de votre choix, Axoli génère le récapitulatif des séances intégralement réglées, à l’en-tête du cabinet, à transmettre à la complémentaire santé du patient.
- Le livre de recettes. Un export Excel du registre des encaissements, daté au jour du règlement, avec un onglet par mois et, par défaut, les patients désignés par leur référence : aucun nom ne sort du logiciel. S’y ajoute un export Excel de vos factures sur la période choisie.
Pour le détail écran par écran, voir la page facturation d’Axoli ; pour l’agenda, les notes de séance et le reste du cabinet, la page logiciel pour psychologue libéral. Et si la facturation n’est qu’une partie de ce qui déborde sur vos soirées, l’article sur l’administratif du psychologue libéral passe en revue les autres sources.
Questions fréquentes
Un psychologue libéral doit-il facturer la TVA ?
Non pour ses séances de soin : elles sont exonérées au titre de l’article 261-4-1° du CGI, et la facture le mentionne (« TVA non applicable, article 261-4-1° du CGI »). Les activités sans finalité thérapeutique, comme une formation ou une expertise, peuvent relever d’autres règles.
Le psychologue est-il obligé de remettre une facture à son patient ?
Oui, dès que la séance coûte 25 € TTC ou plus, avant le paiement. En dessous, la note reste due si le patient la demande.
Quelles informations faut-il pour que la mutuelle rembourse ?
Cela dépend du contrat du patient. En pratique, une note d’honoraires complète (vos coordonnées, votre numéro RPPS, la date de la séance, le montant) et la mention du règlement suffisent le plus souvent. Certains patients préfèrent un récapitulatif des séances réglées sur une période.
Comment facturer une séance Mon soutien psy ?
Au tarif de 50 €, sans dépassement, avec la feuille de soins papier de l’Assurance maladie, qui rembourse 60 %. Le tiers payant s’applique dans certains cas (Complémentaire santé solidaire, ALD, maternité, accident du travail), et sa généralisation à la part Assurance maladie est prévue à partir du 1er octobre 2026.
Combien de temps garder ses factures ?
Au moins six ans, le délai de contrôle fiscal. Dix ans, comme l’indique service-public.fr pour les pièces comptables, reste le choix le plus prudent.